物业管理日常事务中法律细节之文件资料的送达和签收
  发布时间：2018-11-13    浏览次数： 0次

　　作为物业管理从业者，熟知物业管理法律知识可以使我们很好地与发展商、客户进行沟通交流，对日常工作帮助很大。下面我们就一起去探讨两个在物业管理中经常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理处接到房屋质量问题的报修，经过现场查看，初步判定是施工质量问题，工作人员填写《工程质量问题通知单》告知施工单位、请施工单位负责人签收。这个签收是否有效?几年后，该单能否做证据使用、效力如何?

　　案例二：某小区入伙将近2年，有几户业主一直没有来办理入伙手续。管理处想给业主寄发催费通知单，就按照发展商提供的业主身份证复印件上的地址寄发了催费通知单。请问，按这个地址寄发的催费通知单是否合适、是否具有法律效力?

　　案例一涉及文件资料的签收问题，案例二涉及文件资料的送达和通讯地址问题，这都是在我们日常工作中最常见、经常发生的事情。对于上述提问，大家似乎不假思索的就能给出答案，“施工单位负责人都签字了，单据肯定有效!身份证上面的地址是户籍所在地，肯定具有法律效力!”

　　但事实呢?我们看看律师给出的专业意见。

　　案例一：经过一段时间(如几年)后，管理处如何证明该签字人员是施工单位的负责人?即便证明了签字人是施工单位的负责人，但又如何证明该签字是其本人的签字?

　　案例二：律师给出的意见是，按身份证上登记的地址寄送函件不一定有效!因为身份证上的地址是户籍所在地，但通常人们的经常居住地、实际居住地与户籍所在地存在不一致的问题。而且，在商品房买卖合同中都会约定业主的实际通讯地址，该地址才是最具有法律效力的联系地址!管理处寄发函件应往业主留存在买卖合同中的地址为准。

　　那么，在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节，才能尽可能的规避法律风险呢?

　　一、关于通讯地址和联系人的问题。

　　1、新项目入伙前，以发展商整理登记的地址为准(如发展商寄发《入伙通知书》的地址)。

　　2、新项目办理业主入伙时，请业主重新登记最新的通讯地址(在登记表上，应注明，该通讯地址作为日常联系使用，具有法律效力)，并请业主提供电子邮件地址。

　　3、如业主没有办理入伙手续，待入伙过程结束后，向发展商确认业主的通讯地址(该地址一般以商品房买卖合同上的地址为准，如业主更改了通讯地址，应以最后登记地址为准，并复印该合同和文件存档)。

　　4、如业主办理了入伙手续，但没有居住在物业小区内;如向业主发函，可以同时向小区内的业主房屋地址、登记的通讯地址、身份证地址等寄发函件。

　　5、对于工程维保单位。可在入伙前，物业公司与所有施工单位签订一份书面协议(或采用《会议纪要》形式)，约定各个施工单位负责接收《维修通知单》负责人，并请负责人人在协议上留取签字样本。或者，请发展商要求各施工单位发函给物业公司、管理处，明确施工单位接收《维修通知单》的负责人及签字样本。

　　6、对于其他供方、合作方及关联方等，可在合同、协议文本中(或另行起草协议)约定双方的通讯地址、联系人、联系人签字样本及联系电话等内容。

　　二、关于文件资料的送达和签收问题。

　　送达是法律术语，是指人民法院依照法律规定的程序和方式，将诉讼文书送交当事人或者其他诉讼参与人的行为。目前我国法律没有对通知、往来函件等非诉讼类文件的送达做出规范，但在实际工作，文件资料送达是很多很频繁的，如工程维修通知、催费通知、与发展商的往来函件等，这些文件资料如在日后涉及到诉讼、仲裁等法律程序，就需要举证人证明文件资料已送到收件人手中。但通常我们认为实实在在是对方签收文件资料，在律师眼中不堪一击、没有什么证据力。除本文最初列举的第2个案例，还有以下常见的不太具有证据力或证据力很弱的情况，如：

　　1、向业主送达催费通知单、装修整改通知单等不利于业主的文件资料，业主往往拒签、或者是由业主家庭成员签收的。

　　2、将催费通知单、装修整改通知单等文件资料贴在业主家的大门上，然后附加当日报纸(着重突出报纸日期)拍照存档，作为证据。

　　3、将催费通知单、各类通知等资料直接投递到业主信箱中。但事后查找《前期物业服务协议》、《物业服务合同》、《管理规约》等文件资料中都没有业主同意或认可、将业主信箱约定成法定通讯地址的约定内容。

　　4、发展商或相关单位发函。(1)使用传真方式，但没有合同或协议约定传真号码。(2)有书面签收的，但签收人不是合同或协议约定的签收人，或者书面签收人不是单位的法人代表、负责人或具有收发文件职责的行政、门岗人员。(3)发文单位请签收人员在签收表上签名，但事后不能证明签字文件内容与留存文件内容相一致。(4)发文单位请签收人在发函函件复印件上签收，但只有签名和日期，无详细的签收单位和签收人的职务，证据力很弱。

　　那我们在实践中如何送达和签收函件，才是合法有效、才能成为以后双方争议乃至诉讼时对己方有利的证据。我们可以：

　　1、按本文前段内容，提前在合同和协议中约定联系地址、通讯地址(送达地址)和联系人或文件签收人(预留签名样式)，以便文件的直接送达。

　　2、直接送达。自然人的必须由本人签收(无完全民事行为能力人由法定代理人签收);受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收;受送达人有代理人(需提前书面告知，或有合同、协议约定)，可以送交其代理人签收。

　　3、邮寄送达。目前常用的是采用“EMS”邮政快递或其他快递公司邮寄送达。但须注意：(1)发件人一定要在快递运单上的“物品名称”及“数量”一栏中详细记载文件的准确名称及份数(如：邮寄催费通知单，在快递运单上要注明“物业服务费催缴通知单、文件份数和页数、欠费期间、欠费金额等”)。(2)保存好快递运单的底单和函件复印件;如快递被退回，将退回的快递保存好。(3)如邮寄函件是多页的、需注意函件要加盖骑缝章。(4)业主具体居住地址不确定的，可多发几份快递，可以同时向身份证登记地址、提前约定的通讯地址及物业小区内的房屋地址等击发快递。(5)、重要文件或需要证据力很强的文件，可采用“公正送达”。

　　4、电子邮箱送达。电子邮箱作为现代人常用的联系方式，以其快速、便利、成本低等优势已成为人们生活中不可或缺的一部分。而且，电子邮件被新合同法所确认，采用电子邮箱形式发送函件是具有法律效力的。另外，发送电子邮件等数据电文、只要该数据电子到达被送达人的特定系统就视为送达，不存在拒收的情况。发送电子邮件，我们需要注意：

　　(1)必须提前在合同、协议或者其他书面文件中约定好电子邮箱，并注明该电子邮箱作为有效通讯联系地址、具有法律效力。

　　(2)对外发送相关邮件时务必使用公司邮箱 ;在公司邮箱的设置上，设置发送回执，这样对方收到邮件后打开即发送送达回执，表明对方已收到。

　　(3)注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需;重要的邮件要另外备份，重装电脑系统等要备份出所有邮件。

　　(4)通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在，例如在发出电子邮件交易信息后，发出方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。

　　(5)重要文件可采用扫描仪等器材制作成图片、作为附件发送，避免篡改。

　　在日常工作中，如须向业主、发展商及相关供方送达文件资料，在直接送达存在困难的情况下，我建议应采用快递和电子邮件形式送达。

　　三、关于外来函件的签收问题。

　　我们在日常工作中，经常碰到业主、发展商拿着书面函件(不利于我方的函件)要求签收。签还是不签，大家心里很纠结，因为大家通常认为签收函件就相当于确认了函件的内容了，其实不然。律师告诉我们，外来函件大部分都可以签收，但若涉及到与公司有关权利处分的事宜时，当场不要做任何有关责任方面的承诺即可。

　　那么，收到外来函件(直接、邮件或者电子邮件等)我们该注意什么呢?

　　1、签收确认。在签收后要做好登记记录(包括签收时间)，对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备随时查询。

　　2、如有异议应及时回函。对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。

　　3、如对方又回函表示新的不同意见时，应再予回函澄清。如无新意见，则不必回函。

　　以上，就是本人的片面之见，希望能起到抛砖引玉的作用，引起大家思考和注意。